Organizar viagens corporativas pode ser um pouco trabalhoso, mas neste artigo vamos te mostrar como aumentar a eficiência desse processo!
As viagens corporativas são essenciais para as empresas. Elas podem servir como ferramenta estratégica na hora de expandir a presença de mercado, ou auxiliar na construção de network e desenvolvimento de novos negócios.
No entanto, por serem extremamente benéficas, precisam ser realizadas da maneira adequada, levando em consideração diversos pontos tais como: objetivo da viagem, gerenciamento de despesas e quem irá fazer parte dessa missão.
É necessário muito planejamento e mobilização para que tudo saia de acordo com o objetivo proposto. Apesar de parecer uma questão óbvia, existem muitas etapas desde a ideia da viagem até, de fato, desembarcar no destino.
Neste artigo, vamos mostrar o passo a passo para realizar viagens corporativas com planejamento e tranquilidade, evitando imprevistos e realizando uma boa gestão.
Como gerenciar viagens corporativas
Gerenciar viagens corporativas requer uma mente atenta aos detalhes e muito planejamento. É preciso levar em consideração diferentes fatores, tais como: passagens, hospedagens, despesas gerais e a segurança de quem fará parte da viagem.
Oferecer acompanhamento e suporte é imprescindível para quem deseja gerenciar viagens corporativas, afinal, o controle estará nas suas mãos e você deve estar pronto para responder quaisquer dúvidas – ou ter os meios necessários para chegar a uma resposta.
Despesas
Um dos primeiros pontos a se considerar depois de sugerir uma viagem corporativa são as despesas. Os valores gastos com alimentação e transporte precisam ser cobertos pela empresa, assim como as passagens e hospedagens de todos os colaboradores que farão parte da viagem.
Dentro desse cenário, a empresa tanto pode realizar um adiantamento dos valores gastos – realizando uma cotação média de quanto por dia o colaborador precisará para se locomover e se alimentar no destino, ou pode solicitar que os colaboradores arquem com os valores e depois façam uma prestação de contas para que recebam reembolso.
De qualquer maneira, é importante pensar em um orçamento inicial para que os valores não extrapolem muito o esperado. Geralmente os valores são definidos por dia, e devem levar em consideração alguns pontos como o limite de gastos disponibilizados por dia e os padrões de transporte – será feito aluguel de carro ou o colaborador utilizará prestação de serviços como táxi para se locomover?
Esclarecimento de funções e objetivos
Os objetivos da viagem auxiliam muito na delegação de funções. Se for para uma apresentação em uma feira de negócios, por exemplo, que pode trazer clientes em potencial, é importante considerar alguém do setor de vendas durante os horários de pico.
Se for para a participação em capacitações e treinamentos, é legal levar gestores e outros colaboradores em cargos de liderança. Se for para atualização de tendências, outros colaboradores que têm uma maior tomada de decisão seriam os mais interessados em participar.
As viagens corporativas podem ter diferentes propósitos, todos igualmente bem definidos. E é importante que isso seja repassado aos colaboradores que estarão presentes, para que não sejam confundidas com viagens de lazer.
Administração de burocracias
Uma parte importante na hora de gerenciar viagens corporativas é administrar todas as burocracias. Desde a reserva de hospedagem, de passagens aos documentos necessários: todos os mínimos detalhes precisam ser vistos. Em resumo, alguns principais pontos são:
- Analise o destino e o local de hospedagem;
- Busque pelas melhores ofertas de passagens aéreas considerando o tempo de deslocamento;
- Faça uma média dos restaurantes próximos para saber calcular o valor das refeições;
- Tenha uma cópia dos documentos de quem irá comparecer à viagem, assim como as credenciais de participação em eventos e feiras;
- Informe corretamente os horários de voos, check-in e check-out;
- Disponibilize um roteiro para guiar os colaboradores durante os dias;
- Esteja sempre à postos para responder dúvidas e oferecer suporte.
Dicas para planejar viagens corporativas
Alguns recursos são fundamentais durante uma viagem corporativa, e precisam ser considerados pela segurança e bem-estar de todos os colaboradores.
Tenha uma boa conexão
Garantir que o colaborador tenha meios de comunicação durante todo o período da viagem é de extrema importância. Afinal, caso ele precise entrar em contato solicitando algum tipo de auxílio, ele precisa ter uma forma segura de fazer isso sem depender de terceiros.
Em caso de viagens internacionais, é legal pensar na utilização de um chip internacional com pacote de dados e ligações. Assim, em caso de imprevistos, ele consegue se comunicar de maneira fácil e rápida, garantindo uma resolução igualmente ágil para quaisquer problemas que ele possa estar enfrentando.
Esteja atento os fusos horários
Os fuso-horários são pontos que precisam ser levados em conta durante o deslocamento, principalmente quando estamos falando de viagens corporativas internacionais.
Se os colaboradores precisam estar presentes em Lisboa, por exemplo, é necessário ter atenção com o horário em Portugal em relação ao Brasil. As quatros horas de diferença devem ser consideradas durante todo o processo de reserva de passagens e horário do evento.
O mesmo vale para outros países onde o horário é diferente do nosso. Se planejar para evitar problemas nas agendas e possíveis atrasos faz parte do gerenciamento de viagens corporativas.
Organize as documentações necessárias
Todos os colaboradores presentes na viagem precisam estar com a documentação correta e em dia, principalmente quando falamos de viagens corporativas internacionais.
Vale lembrar que o uso do passaporte é obrigatório em quase todos os países, e o prazo para confecção de acordo com o governo brasileiro é de 6 a 10 dias úteis após a solicitação. Por isso, informe-se com antecedência se os colaboradores já realizaram a emissão do documento, e caso não, peça para que eles façam.
Vale lembrar que o passaporte é dispensado em viagens para países da América do Sul, onde apenas a apresentação do RG é necessária.
Em seguida, se o país pede apresentação de visto, a própria empresa pode fazer a solicitação do visto. As entrevistas demoram um certo tempo para que ocorram, portanto, veja com a máxima antecedência possível.
Outro ponto são os comprovantes de vacina. Verifique se o país escolhido faz ou não essa exigência diretamente no site da ANVISA, e oriente seus colaboradores para a emissão do comprovante das vacinas, caso seja preciso.
Compre as passagens com máximo de antecedência
A compra antecipada das passagens não só ajuda a aproveitar ofertas, mas também te dá um prazo máximo para que todos os outros pormenores sejam resolvidos.
Opte por buscadores de passagens online capazes de oferecer múltiplas opções de escolha. O Google Fights, por exemplo, é uma ferramenta do Google onde é possível analisar diversos valores para o mesmo destino de maneira simultânea, escolhendo assim os melhores horários e opções de bagagens para viagens internacionais e nacionais.
Hospedagem estratégica
Ao se atentar nos horários de chegada e de saída, é importante levar em consideração o tempo de deslocamento necessário. Por isso, analise bem o local em que se encontra a hospedagem escolhida. Itens como a distância do local do evento e se há um grande tráfego durante o trajeto devem ser considerados.
Também verifique se a hospedagem fornece café da manhã ou outras refeições. Essa pode ser uma medida muito vantajosa e prática para que os colaboradores não precisem sair em busca de restaurantes. Isso além de diminuir custos, também poupa tempo para que todos possam descansar mais.
Conclusão
As viagens corporativas podem abrir diferentes portas para qualquer negócio. Apesar de ser trabalhoso gerenciar essa experiência, ela pode gerar grandes oportunidades. No entanto, é necessário se manter atento a cada passo do planejamento, e orientar corretamente todos os colaboradores para que tudo saia como previsto, e traga muitos frutos positivos.
A possibilidade de entrar em contato com novos mercados e conhecer parceiros de negócios são grandes motivações para que cada vez mais empresas busquem realizar viagens e especializem equipes para que estejam sempre presentes em eventos e feiras importantes.